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Homeoffice & Corona: Arbeiten meine Mitarbeiter wirklich?
Die Einstellung zum Homeoffice hat sich in vielen Unternehmen seit dem Beginn der Covid-19-Pandemie im Frühjahr 2020 grundsätzlich geändert. Oft ist Homeoffice (auch Telearbeit) die einzige Möglichkeit, den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten. Dennoch befürchten viele Arbeitgeber einen Kontrollverlust, wenn sie ihre Mitarbeiter/innen nicht ständig im Blick haben.
In diesem Ratgeber erfahren Sie, wann und wie Sie die Leistungen Ihrer zu Hause arbeitenden Mitarbeiter/innen kontrollieren können.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – auch im Homeoffice!
Grund für die skeptische Haltung vieler Arbeitgeber gegenüber der Telearbeit war und ist oft die Angst vor einem Kontrollverlust.
Bei Mitarbeiter/innen, die zu Hause arbeiten, ist eine Arbeitskontrolle deutlich schwieriger als im Unternehmen. Aber auch beim Homeoffice haben Arbeitgeber verschiedene Möglichkeiten für die Arbeitskontrolle und Arbeitszeiterfassung. Der rechtliche Rahmen ist dabei jedoch eng gefasst.
In welchen Fällen dürfen Mitarbeiter kontrolliert werden?
Grundsätzlich dürfen Sie als Arbeitgeber die im Arbeitsvertrag festgelegten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kontrollieren. Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollten Sie in der Vereinbarung zur Telearbeit folgende Punkte festlegen:
- Zeiten, wann der/die Arbeitnehmer/-in erreichbar sein muss
- Regelungen wie Überstunden, Nachtarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit vergütet werden
- Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitdokumentation
- Verpflichtung zur Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG)
- Mitteilung von Systemstörungen, Arbeitsverhinderungen und Zeiten der Abwesenheit
Zur Kontrolle des Arbeitsplatzes im Homeoffice sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet. Sie sind für die Einhaltung der Vorschriften für den Arbeits- und Gesundheitsschutz, der Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV), der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und weiterer gesetzlicher Vorgaben für das Homeoffice verpflichtet. Auch müssen Sie sicherstellen, dass datenschutzrechtliche Vorschriften eingehalten werden.
Allerdings sind Ihre Mitarbeiter/innen nicht dazu verpflichtet, Sie oder eine andere Person in die eigene Wohnung zu lassen. Es kann jedoch einvernehmlich in der Vereinbarung für die Telearbeit festgelegt werden, dass Sie zumindest einmal zu Beginn den Arbeitsplatz kontrollieren können.
E-Mails und Verlaufsdaten ihrer Mitarbeiter dürfen sie in Form von Stichproben kontrollieren, um bei einem konkreten Verdacht zu prüfen, ob die Arbeitsgeräte ihrer Mitarbeiter/innen auch privat verwendet wurden.
Unter bestimmten Umständen, beispielsweise wenn der begründete Verdacht besteht, dass ein Mitarbeiter eine Straftat oder eine schwere Pflichtverletzung begeht, dürfen Sie ihn ebenfalls kontrollieren.
Keinesfalls erlaubt ist eine Dauerüberwachung ohne konkreten Anlass, beispielsweise über die Webcam des Notebooks oder speziellen Softwareprogrammen. Eine kontinuierliche Kontrolle ist auch nicht gestattet, wenn Sie Ihren Mitarbeiter/innen die Überwachung bekannt geben und offenlegen.
Diese Möglichkeiten stehen zur Kontrolle im Homeoffice zur Verfügung
- Sie können von Ihren Mitarbeitern verlangen, dass sie selbst eine Arbeitszeiterfassung vornehmen und Ihnen in regelmäßigen Abständen – beispielsweise einmal in der Woche – vorlegen.
- Kontrolle der Login-Daten auf dem Server in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Cloud. Allerdings sind diese Daten nur wenig aussagekräftig. Sie zeigen nur, wann sich ein Mitarbeiter ins System eingeloggt und wieder ausgeloggt hat. Was dazwischen geschehen ist, erfahren Sie aus diesen Daten nicht.
Um zu kontrollieren, was Ihre Mitarbeiter/innen während der Arbeitszeit machen, sind nur in ganz bestimmten Ausnahmefällen sogenannte Monitoring-Tools oder Keylogger erlaubt. Keylogger registrieren jede Tastatureingabe und Mousebewegung.
Monitoring Tools überwachen alle anderen Aktivitäten, beispielsweise, ob der Mitarbeiter während der Arbeitszeit im Internet surft und welche Seiten er besucht. Diese Tools dürfen laut einem Urteil des Bundesarbeitsgerichtes (BAG) nur eingesetzt werden, wenn der Verdacht auf eine schwere Pflichtverletzung oder eine Straftat besteht.
Ebenfalls unter bestimmten Voraussetzungen dürfen Sie als Arbeitgeber eine Detektei oder einen Privatdetektiv mit der Überwachung beauftragen. Wenn Mitarbeiter/innen ihre Arbeitszeit eigenmächtig reduzieren, handelt es sich um eine erhebliche Pflichtverletzung. Diese Pflichtverletzung ist gemäß den Vorschriften in § 626 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) regelmäßig ein wichtiger Grund für eine fristlose, außerordentliche Kündigung.
Diese Pflichtverletzung müssen Sie als Arbeitgeber jedoch vor Gericht nachweisen. Haben Sie den konkreten und begründeten Verdacht, dass ein Mitarbeiter einen sogenannten Arbeitszeitbetrug zu Ihren Lasten begeht, dann können Sie eine Detektei und einen Privatdetektiv mit der Arbeitskontrolle beauftragen.
Dass Ihr Mitarbeiter schlecht erreichbar ist oder vormittags beim Bäcker um die Ecke Brötchen holt, gilt dabei nicht als wichtiger Grund und die Beauftragung einer Detektei oder eines Privatdetektivs ist in diesen Fällen nicht gerechtfertigt.
Ein konkreter Anlass für eine Überwachung wäre jedoch beispielsweise, wenn Ihr Mitarbeiter die ruhige Zeit nach der Mittagspause nutzt, um 2 Stunden im Fitnessstudio zu trainieren.